Die Zukunft von Tax-Compliance-Management-Systemen – TCMS 2.0

Die richtige und gerechte Steuererhebung steht international im Fokus. Die aktuellen Entwicklungen in der Steuergesetzgebung und internationale Kooperationen zur Vermeidung von Steuerflucht sprechen eine deutliche Sprache. Damit gewinnt das Thema Tax Compliance immer mehr an Bedeutung für die Unternehmen.

So wurde die erste Generation an Tax-Compliance-Management-Systemen (TCMS) bereits in vielen Unternehmen etabliert. Zahlreiche Elemente des TCMS sind mittlerweile standardisiert und vorlagenbasiert. Erste Ergebnisse aus den Wirksamkeitsprüfungen der initial identifizierten Risiken und Kontrollen für steuerliche Zwecke liegen vor. Die Kontrollen erfolgen jedoch fast ausschließlich manuell. Mit einer Automatisierung der Kontrolle haben sich bisher die wenigsten Unternehmen beschäftigt. Diese wird aber hinsichtlich Wirksamkeit als auch Effizienz zukünftig unumgänglich sein.

Welchen Hintergrund und welchen Nutzen hat ein TCMS?

Mit der Veröffentlichung des Anwendungserlasses des BMF zu § 153 AO in 2016 und dem Praxishinweis 1/2016 „Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance Management Systems gemäß IDW PS 980“ ist unbestritten, dass ein strukturierter Ansatz zur Vermeidung von steuerlichen Haftungsfällen für das Unternehmen und die gesetzlichen Vertreter notwendig ist.

Nutzt ein Unternehmen ein steuerliches Kontrollsystem, kann dies als Indiz gegen das Vorliegen von Vorsatz oder Leichtfertigkeit im Rahmen einer potenziellen Steuerstraftat ins Feld geführt werden. Es entbindet jedoch nicht von der Prüfung im Einzelfall. Sollte nach Einführung eines TCMS ein Verstoß gegen steuerliche Vorschriften entdeckt werden, dient das TCMS zur rückwärtsgerichteten Analyse des identifizierten Verstoßes zurück bis zu dessen Ursache. In der Regel handelt es sich um einen Einzelfehler einer Person und nicht um das Versagen der für die Versteuerung verantwortlichen Abteilungen und Personen. Den Beleg dafür liefert das TCMS.

Die Eliminierung prozessualer Schwächen und eine höhere Prozessstabilität und Effizienz sind in der Regel Nebenziele des Einführungsprojekts.

Aus welchen Elementen besteht ein TCMS?

Laut Vorgaben des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) besteht ein TCMS aus den folgenden 7 Grundelementen:

• Tax-Compliance-Kultur
• Tax-Compliance-Ziele
• Tax-Compliance-Organisation
• Tax-Compliance-Risiken
• Tax-Compliance-Programm
• Tax-Compliance-Kommunikation
• Tax-Compliance-Überwachung und -Verbesserung

Diese Elemente decken alle Aspekte ab, von Anforderung über Management bis zur zukünftigen Verbesserung. Im Rahmen eines TCMS-Aufbaus muss sich konsequent mit allen Elementen beschäftigt werden. Vorgaben und Ausprägungsvorschläge zu den jeweiligen Elementen sind in dem erwähnten IDW-Praxishinweis 1/2016 konkretisiert.

Was beinhaltet die erste Generation eines TCMS?

Die aufgebauten TCMS der ersten Generation haben sich mit den 7 Grundelementen auseinandergesetzt. Ergebnis dieser Projekte sind durchgängig:

• eine Überarbeitung der Steuerrichtlinie und Konkretisierung der steuerlichen Ziele für das Unternehmen,
• die Dokumentation der Organisation,
• eine erste Aufnahme steuerlicher Risiken anhand identifizierter Verstöße gegen einzuhaltende steuerliche Regeln,
• ein Aufbau von steuerlichen Kontrollen und präventiven Maßnahmen zur Reduktion der identifizierten steuerlichen Risiken,
• die Verbindung und Dokumentation der Risiken und Kontrollen in einer Risiko-Kontroll-Matrix (RKM),
• die Etablierung eines Hinweisgebersystems und
• der Aufbau von Überwachungs- und Verbesserungsprozessen.

Die Risikoaufnahme erfolgte typischerweise steuerartenbezogen und umfasste anfänglich ca. 50–200 allgemeine Steuerrisiken. Dazu wurden meistens Stichproben- oder Vollkontrollen definiert, die Risiken abfangen. Regelmäßig stellte sich im Anschluss die Frage, wie die Steuerabteilungen zukünftig ihre selbst definierten Kontrollen neben dem Tagesgeschäft durchführen und dokumentieren sollen. Große Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften können dabei durch ihre Erfahrung mit einer Vielzahl solcher Projekte unterstützen.

Welche Verbesserungspotenziale ergeben sich für ein TCMS 2.0?

Nach dem initialen Aufbau eines TCMS stellt sich konsequent die Frage, wie sich das initiale Konzept verbessern lässt. Wie werden Kontrollen effizienter? Wie wird Risiken besser vorgebeugt? Und welchen Nutzen könnte das Unternehmen über die Kernfunktion hinaus aus dem TCMS ziehen?

Es ist ein deutlicher Trend zu erkennen, dass das TCMS-Konzept und die zugehörigen Kontrollen insbesondere während einer Modernisierung des Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systems über die Steuerabteilung hinaus in den Vorsystemen verankert werden. Damit wird das Ziel verfolgt, nachgelagerte Kontrollen zu reduzieren und Risikoursachen unmittelbar an der Quelle zu eliminieren. Eine frühzeitige Einbindung der Steuerabteilung in das Implementierungsprojekt ist hierbei essenziell, damit schon zu Beginn steuerliche Anforderungen erarbeitet werden können.

Welche Prozesse sind relevant?

Die Aufrechterhaltung und Sicherstellung der steuerlichen Compliance ist die originäre Aufgabe der Steuerabteilung. Doch relevant sind auch andere steuerlich geprägte Prozesse außerhalb der Steuerabteilung. Zu nennen wären hier zum Beispiel Steuerkennzeichenfindungsprozesse oder der Einkaufs- und der Verkaufsprozess (Purchase-to-Pay und Order-to-Cash). Um auch für Prozesse, die außerhalb der Steuerabteilung liegen, eine höhere Sensibilität für steuerliche Anforderungen zu schaffen, bietet es sich an, auch diese Prozesse einmal auf ihre steuerlichen Risiken hin zu untersuchen. Im besten Fall können im Anschluss ineffiziente in der Steuerabteilung gelegene Kontrollen durch effiziente Kontrollen am Ursprung des Risikos abgelöst werden.    

Wann kann der Prozess automatisiert werden?

Sind Kontrollen auf einem hohen Detailgrad dokumentiert, ist es in der Regel auch möglich, die Kontrollen mithilfe von Softwareprodukten automatisiert durchführen oder überwachen zu lassen. Dabei kann das System jederzeit oder zu festgelegten Zeitpunkten eine Vollprüfung aller Geschäftsvorfälle automatisiert durchführen und gefundene Auffälligkeiten einem (steuerlichen) Risikomanager zur Verfügung stellen. Dieser analysiert sie hinsichtlich eines echten Fehlers und leitet Korrekturmaßnahmen ein.

Technische Kontrollsysteme stellen den nächsten logischen Schritt in der Überwachung von Geschäftsvorfällen dar. Die Kontrollintensität kann an die Risikowahrscheinlichkeit und Risikohöhe dynamisch ohne weiteren Personalbedarf angepasst werden. Ein systematischer Fehler, der immer wieder auftritt, wird somit frühzeitig erkannt. Ergänzend reduziert sich durch die Früherkennung das Risiko, eine kritische Summe von Fehlern zu erreichen und/oder fehlerhafte Deklarationen abzugeben. Durch die standardisierten Prozesse inklusive notwendiger Korrekturaktivitäten wird der Bearbeitungsprozess effizienter und im Unternehmen akzeptiert.

Welche Optimierungsmöglichkeiten gibt es noch?

Kontrollmaßnahmen können manchmal schon dadurch optimiert werden, dass sie im Prozessablauf zu einem anderen Zeitpunkt ausgeführt werden. Andere Verbesserungen konzentrieren sich auf die Effizienz von Kontrollen. Stichprobenprüfungen lassen sich auf den notwendigen Mindestumfang reduzieren – z. B. durch statistische Verfahren oder Kontrollen, die maßgeschneidert auf das identifizierte Risiko wirken.

Außerdem kann eine umfassende Dokumentation rund um alle Kontrollaktivitäten, gefundene Auffälligkeiten, bestätigte Fehler und den Korrekturprozess die interne Revision entlasten und die externe Prüfung (Finanzverwaltung, Wirtschaftsprüfer) erleichtern.

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Links und Informationen:
Veröffentlichung des Anwendungserlasses des BMF zu § 153 AO