Mit 7 Tipps durch die Busy Season

Was Wirtschaftsprüfer*innen wirklich machen? Das ist für viele ein Buch mit sieben Siegeln. Entsprechend haben sich viele Vorurteile und Spekulationen über den Berufsstand entwickelt. Wir stellen 7 Mythen zum Thema vor – und fragen uns, ob etwas dran ist oder nicht.

1. Prüfungsprozess entzerren: In der Busy Season sind die Prüfer*innen extrem eng getaktet. Es ist daher sinnvoll, diese Zeit so gut es geht zu entzerren und möglichst viele Aufgaben im Vorfeld des Audits zu erledigen. So lässt sich beispielsweise ein Teil der notwendigen Stichprobenziehungen zu ausgewählten Buchungsjournalen oft bereits unterjährig durchführen. Auch können sich die Prüfer*innen vor dem Audit mit den Mandanten zusammensetzen, um schwierige Bilanzierungssachverhalte abzuklären. Hierzu ist es in der Regel notwendig, die Mandanten über das komplette Jahr hinweg zu begleiten. Auf diese Weise erkennen die Prüfer*innen, welche Geschäftsvorfälle oder Vorkommnisse vorab besprochen werden sollten.

2. Terminkalender strukturieren: Es ist sinnvoll, feste Zeiten für bestimmte Aufgaben zu definieren und festzulegen – etwa zum Abarbeiten von E-Mails oder für Gespräche mit Mandanten und Mitarbeiter*innen. Natürlich macht das nur Sinn, wenn sich die Prüfer*innen später auch an die eigene Planung halten. Das heißt beispielsweise: Keine Telefonate während der Blockzeiten zum Abarbeiten von Mails und dergleichen. Bei der Terminplanung ist es ratsam, schwierige oder komplexe Themen möglichst auf Zeiten zu legen, an denen die Prüfer*innen für gewöhnlich besonders leistungsstark sind – also etwa direkt auf den Morgen. Im Gegenzug sollten sie Aufgaben, die vielleicht nicht ihre komplette Aufmerksamkeit erfordern, bewusst für Phasen einplanen, in denen das eigene Energielevel eher niedrig ist.

Die Terminplanung darf aber nicht isoliert erfolgen, sondern muss mit allen Teammitgliedern vernetzt und abgestimmt sein. So stellen die Prüfer*innen sicher, dass Aufgaben von Anfang an klar und sinnvoll koordiniert unter den Kolleg*innen verteilt sind. Im Anschluss kann jede*r den eigenen Aufgabenbereich individuell strukturieren. Schließlich ist eine koordinierte Terminplanung ein guter Weg, um zu vermeiden, dass Aufgaben versehentlich doppelt gemacht werden.

3. Pausen einplanen: Ein Punkt, den man gerade als junge*r Wirtschaftsprüfer*in oft unterschätzt. Doch nur wer Energie auftankt, kann leistungsfähig bleiben. Das ist umso wichtiger, wenn es darum geht, diese Leistung über einen so langen Zeitraum zu erbringen, wie ihn eine Abschlussprüfung erfordert. Pausen sind aber nicht nur wichtig, um die eigenen Batterien aufzuladen, sie sind auch notwendig für die Stimmung im Team. Es ist daher eine gute Idee, regelmäßige gemeinsame Breaks einzuplanen – und sei es nur, um miteinander Mittagessen zu gehen. Hierbei sollte das Team dann natürlich nicht wieder ausschließlich über den Abschluss diskutieren. Stattdessen sind andere Themen gefragt, um zumindest für kurze Zeit den Kopf freizubekommen. Es sollte zudem auch in der Busy Season für jedes Teammitglied möglich sein, das Privatleben nicht komplett einstellen zu müssen. Zumindest einmal in der Woche sollte etwa Zeit für ein geliebtes Hobby sein.

4. Hilfsangebote und externe Expertise nutzen: Alles, was das Team nicht selbst machen muss, sorgt in der Busy Season für Entlastung. Abschlussprüfer*innen sollten sich daher im Vorfeld ihres Audits eingehend mit den Hilfsangeboten auseinandersetzen, die ihnen ihre Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (WPG) zur Verfügung stellt. Das können Sourcing Center sein, bei denen ein Teil der Arbeiten ausgelagert werden kann, das kann die Einbindung von Freelancer*innen, Sekretär*innen aber auch die Anstellung von Praktikant*innen und Werksstudent*innen sein – alles, was hilft, repetitive Arbeiten oder bestimmte, vorab definierte Aufgaben umzusetzen, reduziert später den Stress. Wichtig ist es, vorab Testläufe mit den Unterstützergruppen durchzuführen. Nur so können Wirtschaftsprüfer*innen die Qualität der zugelieferten Tätigkeiten einschätzen und gegebenenfalls nachjustieren. Tatsächlich ist es am besten, wenn die Prüfer*innen die zuarbeitenden Helfer*innen als integralen Teambestandteil betrachten und vorgelagert entsprechend Zeit in deren Ausbildung investieren.

Neben diesen Hilfsangeboten sollten Wirtschaftsprüfer*innen auch den Einsatz von Spezialist*innen einplanen, etwa von Steuerexpert*innen und/oder Bewertungsexpert*innen: Diese sind mit den Themen ihrer Fachgebiete gut vertraut und so in der Lage, entsprechende Fragestellungen schnell und umfassend zu beantworten. Doch auch bei der Zusammenarbeit mit ausgewiesenen Spezialist*innen gilt: Nur wenn es eine gute Abstimmung mit ihnen und dem Team gibt, kann die Zusammenarbeit verlässlich funktionieren.

5. Technische Möglichkeiten einsetzen: Standard-Aufgaben können bereits heute häufig durch IT-Tools umgesetzt werden. Das gilt nicht nur für einfache Abgleiche in Excel, sondern mittlerweile auch für den Einsatz von Prüfungssoftware zum Vortrag von Vorjahresinformationen auf das aktuelle Geschäftsjahr wie zum Beispiel in Prüfungsberichten oder Anhang-Checklisten. Auch erste KI-Lösungen werden bereits erprobt. Daher keine Angst vor der Nutzung digitaler Tools. Für Abschlussprüfer*innen lohnt es sich in der Regel, dort wo es möglich und sinnvoll ist, Workarounds auf der Basis technischer Lösungen aufzusetzen. Das mag am Anfang mühsam sein, spart aber Zeit, wenn man sie am nötigsten braucht – in der Busy Season.

6. Risikoorientierten Prüfungsansatz nicht vergessen: Eine Jahresabschlussprüfung verlangt keine Vollprüfung, sondern die Konzentration auf besondere Risikogebiete. Sofern es mit dem Prüfungsleitfaden der jeweiligen WPG vereinbar ist, sollten Wirtschaftsprüfer*innen die Schwerpunkte des Audits daher von der risikolosen Standard-Stichprobenprüfung hin zu risikobehafteten Themengebieten verlagern. Mit diesem Ansatz investieren sie ihre Zeit in eine Methode, mit der gleichzeitig die Qualität der Abschlussprüfung steigt.

7. Erwartungsmanagement betreiben: Die Führungskräfte im Prüfungsteam sollten mit den Mandanten offen über die Erwartungen in der Busy Season sprechen: Welche Deadlines sind wirklich nötig? Wann sollte das Team erreichbar sein, wann kann es sich in Ruhe auf seine Aufgaben konzentrieren? Fragen wie diese frühzeitig zu klären, reduziert Spannungen in einer Zeit, in der ohnehin alle angespannt sind.

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